Cu toate ca raspunsul la intrebarea „Ce inseamna un organizator de nunti sau Wedding Planner?“ pare simplu, el se modifica cu fiecare cuplu cu care aleg sa fac echipa.
Neprevazutul este unul dintre principalele motive pentru care domeniul de organizare a nuntii este atat de atractiv pentru mine. Deci, sa raspundem la intrebare!
Voi incerca mai jos sa detaliez ce face un wedding planner pentru a transpune in realitate visul unei mirese de la logodna si pana la luna de miere!
Totul incepe cu o discutie la o cafea, o povestioara…
- Consultarea planificare nunta
Consultarea initiala intre wedding planner si miri este necesara pentru a intelege ce asteptari au de la persoana care le planifica nunta si felul in care acesta vede evenimentul.
La prima intalnire, discutia consta in a identifica tipul de nunta pe care mirii si-o doresc si a stabili pasii urmatori. De obicei, un wedding planner este ales fie pentru servicii complete. Serviciile constau in alegerea furnizorilor,pentru un astfel de eveniment – invitatii, fotograf, cameraman, DJ, aranjamente florale, catering, candy bar) fie pentru servicii de coordonare.
- Buget eveniment
Intr-un fel sau altul, bugetul va afecta fiecare decizie legata de ceea ce presupune organizarea nuntii. La inceput, in etapele de planificare, organizatorul de nunta ar trebui sa initieze o discutie detaliata cu mirii cu privire la bugetul alocat de ei pentru nunta. Unii miri vor gestiona bugetul ei insisi sau vor dori si vor avea nevoie de ajutor. Inainte de a viziona locatii de nunta sau de a face o prima lista cu furnizorii de servicii, trebuie sa se asigure ca toata lumea este de acord cu bugetul estimat pentru nunta.
Astfel, mirii vor economisi timp si vor putea evita dezamagiri privind locatiile sau furnizorii alesi tinand cont ca se va stabili de la inceput un buget. Desi este foarte important, bugetul nu este niciodata batut in cuie. Discutiile cu mireasa si mirele evolueaza si bugetul se schimba, pe masura ce planul nuntii prinde contur. Ei pot realiza in cele din urma ca suma alocata nuntii este prea mare si vor reduce bugetul, sau, cel mai frecvent, isi vor da seama ca nunta lor de vis va costa mai mult decat au realizat si acest lucru atrage suplimentarea bugetului. Wedding planner-ul trebuie sa tina pasul cu aceste schimbari si sa actioneze in consecinta.
Trebuie sa le propuna mirilor cateva variante de gestionare a bugeului stabilit de ei, prin prioritizarea serviciilor de la nunta lor.
- Locatii
Odata ce bugetul este agreat, este timpul pentru a incepe vizionarea locatiilor. Compararea acestora poate fi una dintre cele mai complicate etape in pregatirea unui eveniment, insa o locatie bine aleasa va contribui la reusita evenimentului, tinand cont atat de tematica nuntii cat si de preferintele mirilor. Fiecare loc ales pentru eveniment va presupune servicii diferite, anumite lucruri de inchiriat, preturi ale meniului si al bauturilor, pot fi taxe speciale, servicii de top si la preturi diferite.
Este important sa se pastreze o abordare pragmatica dar simpatica.
- Alegerea furnizorilor
In ziua nuntii sunt mai multi furnizori care vor crea ceremonia perfecta si vor asigura o receptie pe masura. Wedding planner-ul prezinta mirilor optiuni pentru fiecare serviciu si detalii despre fiecare furnizor in parte. Oferta va include echipamente de inchiriere, catering, locuri de receptie, florarii, cofetarii si ateliere cu rochite de mireasa, DJ si/sau o trupa.
Wedding planner-ul face mirilor recomandari de furnizori cu care a avut o experienta frumoasa si evenimente reusite. El va tine cont de stilul si dorintele mirilor si se va asigura ca toate informatiile importante ajung la furnizori, iar cuplul va fi astfel multumit de toate aspectele legate de ziua nuntii si se va bucura de toate momentele frumoase.
- Comunicare
Wedding planner-ul mentine contactul si comunicarea cu furnizorii. In cazul in care furnizorii au o intrebare sau nelamurire, Wedding planner-ul poate aborda aceste probleme, cel mai important, fara a implica mirii, fara a-i incarca cu anumite lucruri si a elimina timp pierdut si nervi. Daca este necesar, wedding planner-ul va retransmite toate intrebarile necesare catre mireasa si mire, ca apoi sa revina cu raspunsul la furnizor. Coordonatorul de nunta trebuie sa se asigure ca toti cei implicati vor ajunge la timp in ziua evenimentului. Fiecare furnizor va avea numarul de telefon mobil al coordonatorului in cazul unei situatii de urgenta sau pentru a putea fi informat asupra unor posibile modificari de ultima ora.
- Transformarea visului in realitate
Dupa ce locatia pentru nunta a fost aleasa, iar furnizorii au fost alesi, mirii vor avea nevoie de ajutorul wedding planner-ului pentru a pune la punct toate celelalte aspecte legate de ziua nuntii. De asemenea, stabilirea detaliilor care isi vor pune amprenta asupra evenimentului si vor face ca aceasta zi magica sa fie exact asa cum si-au imaginat-o intotdeauna. Mireasa poate fi consiliata si ajutata in alegerea rochiei de mireasa sau a domnisoarelor de onoare.
Aceasta parte poate include participarea la intalnirile programate la atelierele de creatie cu rochite sau pur si simplu oferind opinia si diverse variante prin fotografii trimise prin e-mail. La fel se va desfasura si partea de consiliere legata de tortul de nunta, culorile set-up-ului, selectii de meniu sau modul in care va fi servita mancarea. Sunt insa multe detalii legate de partea de printuri – invitatii, meniuri, place carduri. Legat de acest aspect, se vor face mai multe propuneri mirilor, tinandu se cont de tematica nuntii, locatia aleasa si preferintele legate de culori si nuante ale nuntii.
Cu toate acestea, nevoile fiecarui cuplu variaza extrem de mult in functie de tema nuntii, locatia aleasa, desfasuratorul evenimentului, entertainment, buget alocat, furnizori si personalitatea mirilor.
- Ziua nuntii
In ziua nuntii, wedding plannerul va ajunge primul la locatia unde va avea loc nunta pentru a supraveghea toti furnizorii implicati in desfasurarea evenimentului, pentru a se asigura ca fiecare stie foarte bine ce are de facut si va fi acolo sa raspunda la orice intrebari care ar putea aparea.
Coordonatorul nuntii trebuie sa se asigure ca mireasa, mirele, DJ / trupa, fotograful si cameramanul au fost informati in prealabil despre fiecare moment al evenimentului. Poate fi vorba despre primirea invitatilor, intrarea mirilor, primul dans, momentele importante ale serii, dar si surprizele din timpul serii, taierea tortului, aruncarea buchetului, furatul miresei, etc. Wedding planner-ul nuntii ar trebui sa fie legatura intre furnizorii de servicii si mireasa si mire, in ziua nuntii. Acest lucru le va permite acestora sa se bucure de aceasta zi alaturi de prieteni si familia lor.
Acesta este motivul principal pentru care mirii au ales sa faca echipa cu wedding planner-ul in ziua evenimentului. Este datoria coordonatorului de nunta sa se asigure ca viziunea mirilor asupra nuntii este implementata corect si s a tinut cont de preferintele si dorintele lor, transformandu le visul in realitate.
Una dintre abilitatile pe care va trebui sa le aiba un wedding planner este abilitatea de a pastra nunta in miscare in functie de cronologie. De asemenea, a sti cand sa grabeasca anumite momente sau sa astepte o perioada scurta de timp. In timpul planificarii evenimetului tau, vei invata ca nunta este ca si o coregrafie de dans – toate partile implicate trebuie sa se deplaseze intr o sincronizare perfecta si orice accelerare sau decelerare poate perturba fluxul de dans.
Dar misiunea mea nu s-a terminat chiar daca receptia a luat sfarsit si tinerii casatoriti s-au retras. Chiar daca nu sunt personal responsabila pentru anumite elemente care trebuiesc recuperate de furnizori, trebuie sa ma asigur ca oricine este responsabil pentru ele a asigurat pana la capat servicul discutat, aceste lucruri fiind notate in prealabil.
- Despre mine
Din moment ce fiecare nunta va fi cu adevarat unica, raspunsul la intrebarea: „Ce face un organizator de nunta?“ nu va fi niciodata unul complet. Dar, cu toate acestea, pe scurt, un organizator de nunti se foloseste de experienta acumulata si pune in aplicare „know how”-ul. Doar astfel pot fi sigura ca dorintele mirilor vor fi indeplinite, iar preferintele lor, amintite atunci cand au fost in cautarea unui Wedding Planner, este aspectul principal care conteaza pe tot parcursul desfasurarii nuntii.
Ce pot spune despre mine… ca ”Am invatat sa merg cu fiecare cuplu si sa ma bucur alaturi de ei! Am inteles ca joc un rol-cheie in a face visele cuiva sa devina realitate. Cat de multi oameni pot spune asta despre cariera lor?”
